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2018年09月23日

仕事のできる人は早めにヘルプを求める

 ども勉三です。誰しも仕事が多くて手が回らないという経験はあるのではないでしょうか。年がら年じゅうそうだという人は少ないと思いますが、一時的になら誰にでもある経験だと思います。

 いわゆるキャパオーバーの状態ですが、その際の対応は人によって大きく異なります。多いのがとにかく自分で抱え込んで、オーバーした分は残業でカバーしようとするタイプ。真面目で優秀な人ほどこの行動をとってしまいがちですが、実はこれ非常に危険な行動です。

キャパオーバー時は早めに上司に相談せよ

 勉三はキャパオーバーの際は早めに上司(マネージャー)に相談し、人的リソースの追加投入を求めるか、もしくは残タスクに優先順位をつけて、締め切りまでに当面終わらせるべきことを少なくします。実はこちらの方が正解です。

 なぜなら、キャパオーバーで深夜まで仕事をしても、体に負担がかかる割には大して成果は無いからです。また、やみくもに時間をかけてがむしゃらに仕事をするより、早めにマネージャーと相談し最も効率の良い戦略を立てることで、結果的にアウトプットの質も良くなることが多いです。

上司への相談にもやり方がある

 注意して頂きたいのは、「仕事量が多すぎる!なんとかしてくれ!」とだけマネージャーに言っても大した解決にならないことです。マネージャーはあなたの仕事が全部でどれだけあって、それぞれどれぐらいかかりそうなのか意外と把握していないものなのです。まずはマネージャーにそれを説明することが大事です。

 一番いいのは、Excelでもメモ帳でもなんでもいいのですが、現在あなたが抱えているタスクを箇条書きで全て洗い出して書くことです。そして各タスクに対して締め切りと想定工数をそれぞれ書きます。このリストをマネージャーへの相談時に持っていくことで、マネージャーが動いてくれる確率は飛躍的にアップします。

 無論、業界や会社によってどこまでがキャパシティーの範囲内かは慣習があるでしょう。コンサル業界であれば深夜1時ぐらいまでの残業なら「まあそういう時もあるよね」といった感じで扱われるため、単なる業務量だけを理由にリソース投入を要請するのはそれ以上の場合からということになります。

 しかし、そういった場合でも言い方を工夫すれば人を増やしたり業務量を減らしてくれることもあります。例えば「タスク1とタスク2はどちらも今日が締め切りだが、とてもじゃないが両方終わらせることは難しい。今日中に終わらせるのはタスク1だけにして、タスク2は今週中ということにしたい」といった説明をするのです。なんでも説明次第です。

仕事量を過少申告するな!

 あとこれも日本人にはありがちなのですが、マネージャーへの相談時に、実際のあなたのかかえている仕事量が100だとして、80〜90ぐらいに過少申告して勝手に譲歩してしまう人が多いです。これはいけません。何のために勇気を振り絞って相談しているのか分からなくなります。

 むしろ過大申告すべきなのです。もしあなたが実際に抱えている仕事が100なら、120ぐらいだと説明する。もちろん上司が突っ込んできて最終的な着地点は100になるかもしれませんが、最初から譲歩する必要はありません。

 というか、あなたのこなせる仕事量のキャパシティーが100だったら、100の仕事量を請け負うべきではありません。少し追加で仕事が発生すればすぐにキャパオーバーになってしまうからです。80ぐらいの仕事をこなしつつ、100やっているかのように見せかけるのがプロフェッショナルです。

 ここで書いたことは仕事ができる人なら誰しもやっていることですが、できない人が多いようです。とにかく「長時間働けば偉い」という考えから早めに脱却するようにしてください。あなたのパフォーマンスを最大限発揮するためにもそれは必要なことです。

タグ:仕事術

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posted by 勉三 at 01:04 | Comment(0) | 仕事・キャリア
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