2018年05月23日

会議ではとにかく議事録を取れ!

 ども勉三です。4月に入った新入社員の方々も、そろそろ実際の業務にアサインされはじめる頃でしょうか。初めのうちは会議で何が議論されているのかよく分からなくて、本当に辛いものです。新入社員でなくても、異動で部署がかわった方、未経験の職種に転職された方なども同様の経験をされると思います。

 この点に関してはコンサルタントほど経験している人種はいないでしょう。プロジェクトが変わると扱うテーマがガラっと変わることになるので、毎回転職しているようなものです。その度に「何言ってるか分からない」という状況を経験するのがコンサルタントなのです。

 そんな中、最も近道は「会議中にとにかく議事録を取る」。これにつきると思います。

議事録を取ることによる3つの効能

 議事録を取ることのメリットはいくつかあります。1つめは当然ですが後で見返せるというもの。会議の内容を把握するのに不安がある場合には、後で何について議論されていたのかを振り返ることができるのは非常に助かります。

 2つめは議事録を取ることで、自ずと会議の内容を頭の中で構造化するようになるので、理解が格段に進むというもの。単なる単語の羅列ではなく、文章に書き起こすというところに意味があります。文章として書くためには嫌でも情報を構造化して整理せざるをえません。

 3つめは会議中に集中力が保てること。議事録を取ろうとすると、話を聞き漏らすわけにはいかないので集中せざるを得なくなります。

議事録係じゃなくても積極的に議事録を取ろう

 あなたが会議の議事録係に任命されていようと、されていなかろうと、もしその会議の内容の把握に不安があるのであれば、自主的に議事録を取ることをおすすめします。ポイントとしては、仮に誰かから「メモをとってる? 議事録に起こして皆に共有してくれる?」と言われた場合にも対応できるレベルで情報を記録しておくことです。

 また初めから完成度の高い簡潔に要約された議事録を目指す必要はありません。それよりも一語一句聞き漏らさず愚直に記録を取るほうがいいと思います。情報が多すぎれば後で清書用は削ればいいだけです。少なくて困ることはありますが、多くて困ることはありません。

慣れてくればパソコンでリアルタイムで議事録を作るのがベスト

 慣れないうちは会議中はノートに書きこんで、会議後にパソコンで議事録を作成で構いませんが、ベストなのは会議中にリアルタイムでパソコンで議事録を作ることです。こうすることで会議後に議事録を作成する時間が省けます。会議後にそれを見ながら皆ですぐに議論ができるので非常に効率がいいです。

 また、ノートへのメモ書きではどうしても単語の羅列など曖昧になりやすいですが、ワープロソフトで議事録を取ろうと思うと文章で書く必要があるので、より書き手の理解度が高められます。

 もちろん、図や表などはノートで手書きで写したほうがいいでしょうし、会議によってはパソコンでチャカチャカ入力することを不快に思う人もいるかもしれないので、この方法が絶対的に優れているとまで言うつもりはないですが、慣れてきたらパソコンで直接作ることは選択肢に入れていいでしょう。

タグ:仕事術

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posted by 勉三 at 20:00 | Comment(0) | 仕事・キャリア
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