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2017年12月11日

発表資料を高速に作成する方法(1):結論から考えよ

 ども勉三です。学校や仕事で PowerPoint などを使って発表資料を作る機会は皆さん多いかと思います。しかし資料作成の速さはかなり個人差があるようです。勉三はかなり速いほうで、よく「勉三さんはどうしてそんなに早いんですか?」と聞かれます。今回はいかに発表資料を高速で作成するかをお伝えしたいと思います。

まず結論を決めてストーリーを作れ

 まず、実際に資料を作成しはじめる前に、大まかなストーリーを練ります。例えば、事業を継続するのか撤退するのかについての提案であれば、まず継続か撤退かという結論を考え、そのために必要となる論拠は何か、その論拠のためにはどういった情報が必要かを考えていきます。ここで大切なのは、結論から逆向きに考えていることです。この手の提案資料のストーリーというのは、背景→課題→分析→結論 といった流れが自然ですが、頭から順に考えるよりも、お尻から逆に考えていったほうが遥かに効率がいいのです。

 なぜかと言えば、結論を先に決めることで資料のストーリーが一直線に決まるからです。結論を支える最低限の論拠だけ考えれば済むようになります。従って調査なども最低限で済む。これがもしストーリーの流れの順番に作っていたらどうでしょう? 色々な情報を集めて、それらを分析して、最終的に結論を導く。一見分かりやすいですが、集めた情報や分析の中には最終的には不要だったりするものも出てきて、結局はそれらにかけた時間の分だけ無駄になってしまうということになります。

結論は情報を分析して決めるのではない

 そうは言っても「何の根拠もないのに結論から決めるのはしっくりこない」と思うかもしれません。ですが、会社の中では結論は往々にして合理ではなく事情で決まるものです。例えば、先ほど例に挙げた事業の継続か撤退かというような大きな課題では、どのような提案資料を作っても最終的には継続も撤退もできなかったりするものです。「継続する」と提案しても、「撤退する」と提案しても、「絶対そう言い切れるのか?」と言われたら反論はできません。どちらが正解かやってみないと分からない問題に対して、こう聞かれたら原理的に反論はできないのです。結果、最終的には継続でも撤退でもどちらでもない結論になります。それは「結論先送り」というもの。もう少し続けてみて様子を見ながら継続か撤退か判断するという形が最も無難なのです。

 もちろん、継続あるいは撤退のどちらかに決まることもあります。その場合は実は答えは最初から決まっていることが多いです。提案しろと命じた人の中では実は答えはあるけれど、部下に命じて資料を作らせるということはよくあります。部下は上司がどちらを望んでいるのかを忖度して結論を導かなければなりません。これが良いか悪いかは別として、資料を早く作れる人というのは望まれている結論を推測するのが速い人です。

 また、そこまで極端なケースではなくとも、だいたいは承認されうるような結論というのは結局は自然と決まっていることが多いのです。例えば事業継続か撤退かのケースであれば、継続を提案するために必要となるであろう論拠を全て挙げてみるのです。同様に、撤退を提案するために必要な論拠を挙げてみる。実際には継続でも撤退でもない折衷案もあるので3通りでしょう。すると1つを除いては、だいたい論拠がどうやっても満たされない(現時点で分かるはずもないことを100%断定することが求められるなど)ということが分かってくることが多いです。

 場合によってはいずれの結論でも通りうるという場合もあるでしょう。その場合はあなたが通したいものを提案すればいいでしょう。この場合も、あなたの意向に合わせて先に結論を決めてしまえばいいのです。それからそれを支えるための論拠を用意する、その流れが最も効率がいいです。

結論とストーリーができれば、実際に資料を作成するのは作業

 ですので、とにかくまず結論から考えるようにしてください。そうするだけで発表資料の作成効率は数十倍になります。勝ち目のある結論が見えてきたら資料作成は実質完了したようなもの。あとはそれに沿ってストーリーを作ればいいのです。ここまでの工程はパソコンに向かって作業をする必要はありません。頭の中で考えることが可能です。なので、勉三もミーティングで資料作成を命じられてから、自分のデスクに戻るまでの廊下を歩いている間などに、だいたい結論とストーリーの大枠を頭の中で完成させてしまうことが多いです。もしくは通勤途中などでもできるでしょう。実際に資料を作るのは後は作業になります。

 ただ、ストーリーが頭の中でできていても、実際に手を動かして情報を集め資料作成するのも意外と面倒なのも事実です。長くなったので、次回はその実際に資料を作る工程を高速化させる方法について紹介したいと思います。

タグ:仕事術

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posted by 勉三 at 21:17 | Comment(0) | 仕事・キャリア
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